Mailtolink

Ausgangslage

Versicherungsmakler, Hausverwaltungen oder Steuerkanzleien bereiten für ihre Kunden immer wieder dieselben E-Mails vor: Kündigungen, Anfragen, Adressänderungen. Abschicken muss sie der Kunde selbst, an den richtigen Empfänger und mit allen Angaben.

Lösung

Mit Mailtolink wählt der Berater eine Vorlage, trägt die Kundendaten ein und schickt dem Kunden einen Link. Ein Klick, und das Mailprogramm des Kunden öffnet die fertige Nachricht an den richtigen Empfänger. Die eingegebenen Kundendaten verlassen dabei nie den Browser. Dahinter steckt ein vollständiges Backend: mehrere Firmen als Mandanten, Rollen und Rechte, eine eigene Abrechnung, ein Kundenportal und ein Admin-Bereich für den Betrieb.

Meine Rolle

Konzept, Design, Entwicklung von Frontend und Backend, Hosting und Betrieb, alles aus einer Hand.

Ergebnis

Mailtolink ist unter mailtolink.de live und läuft in Docker auf einem eigenen Server in der EU. Die Landingpage hat eine Live-Demo, Branchenseiten und eine Vorlagen-Galerie sind für Suchmaschinen aufbereitet, und die Anwendung lässt sich als PWA installieren. Über 300 automatisierte Tests sichern sie ab.

Funktionen

• Mehrmandantenfähig: Jede Firma sieht nur ihre eigenen Daten, technisch abgesichert (fail-closed)
• Rollen für Systemadmin, Firmen-Admin und Mitarbeiter, Vorlagen privat, firmenweit oder gezielt geteilt, mit Änderungshistorie
• Einladungen statt Selbstregistrierung, Zwei-Faktor-Anmeldung für Admins
• Eigene Abrechnung: Preise pro Nutzer, monatliche PDF-Rechnungen mit fortlaufenden Nummern, Storno statt Ändern
• Zahlungserinnerungen und automatischer Schreibschutz bei Zahlungsverzug
• Kundenportal für Rechnungen, Abo, Firmendaten, Mitarbeiter und Datenexport
• Admin-Backend für Firmen, Pläne und Preise, Rechnungen, Finanzübersicht, Zugangsanfragen, Rundmails und Audit-Log
• Strenge Content-Security-Policy, keine externen CDNs oder Tracker, Schriften lokal, Aufbewahrungsfristen technisch umgesetzt